Polityka prywatności Dynamiczny Ruch Transport

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Dynamiczny Ruch Transport z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Firma”, „my”), działającą w branży transportu i logistyki.

Polityka została przygotowana zgodnie z przepisami obowiązującymi na terytorium Polski i Unii Europejskiej, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Dynamiczny Ruch Transport prowadząca działalność na terytorium Polski. Możliwy jest kontakt z administratorem:
   • w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych,
   • w celu realizacji praw osoby, której dane dotyczą.

Dane kontaktowe administratora powinny być udostępnione w regulaminach usług, na stronie internetowej lub w umowach zawieranych z klientami.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od rodzaju współpracy i świadczonych usług z obszaru transportu i logistyki, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dowodu tożsamości (jeśli wymagane przepisami prawa),
   • dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres e‑mail, numer telefonu,
   • dane dotyczące realizacji usług: adresy załadunku i rozładunku, informacje o przesyłce lub ładunku, numery rejestracyjne pojazdów, dane kierowcy przekazane w związku z realizacją zlecenia,
   • dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do faktur, informacje dotyczące płatności,
   • dane przekazywane dobrowolnie w toku korespondencji lub rozmów (np. reklamacje, zapytania ofertowe).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności transportowo‑logistycznej, w szczególności w następujących celach: 1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

   • przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych i logistycznych,
   • organizacja transportu, spedycji i usług towarzyszących (np. magazynowanie),
   • komunikacja związana z realizacją umowy, w tym informowanie o statusie zlecenia.

2) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• wystawianie i przechowywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych,
• przechowywanie dokumentacji wynikającej z przepisów podatkowych, rachunkowych i transportowych,
• realizacja obowiązków wynikających m.in. z przepisów o czasie pracy kierowców, przepisów celnych lub innych szczególnych regulacji branżowych.

3) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa transportu, ładunków i infrastruktury,
• wewnętrzna administracja, raportowanie i analiza jakości świadczonych usług,
• kontakt w bieżących sprawach związanych z działalnością gospodarczą.

4) Na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• inne cele wyraźnie wskazane przy pozyskiwaniu zgody. Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać, co nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. formularze kontaktowe, umowy, e‑maile, rozmowy telefoniczne), a także:

   • od kontrahentów (np. zleceniodawców, podwykonawców), którzy przekazują dane swoich pracowników, kierowców lub osób kontaktowych w związku z realizacją usług,
   • z publicznie dostępnych źródeł (np. rejestry przedsiębiorców), w zakresie dozwolonym prawem.

6. Odbiorcy danych W ramach prowadzonej działalności możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

   • podmioty współpracujące przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. przewoźnicy, spedytorzy, podwykonawcy, firmy magazynowe),
   • dostawcy usług IT, systemów telematycznych i hostingowych, w tym systemów do obsługi floty i monitorowania pojazdów, o ile są oni niezbędni do świadczenia naszych usług,
   • biura rachunkowe, doradcy podatkowi, kancelarie prawne i inni doradcy współpracujący z nami,
   • banki, operatorzy płatności oraz firmy windykacyjne – w zakresie związanym z rozliczeniami i dochodzeniem należności,
   • organy administracji publicznej, służby kontrolne i inne instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe, policja, służby celne), jeżeli wystąpią z odpowiednim żądaniem.

W przypadku przekazywania danych podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu zawieramy odpowiednie umowy powierzenia, wymagając zachowania poufności i stosowania właściwych środków bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady dane przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku ze specyfiką usług transportowo‑logistycznych zaistnieje konieczność przekazania danych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne) lub na podstawie innych właściwych podstaw prawnych.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, z uwzględnieniem przepisów prawa oraz potencjalnych roszczeń:

   • dane związane z wykonaniem umowy – do czasu jej realizacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego,
   • dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania,
   • dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia roszczeń. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz wglądu w ich kopię,
   • prawo sprostowania danych – żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli dane nie są już niezbędne do celów, w jakich zostały zebrane, lub były przetwarzane niezgodnie z prawem,
   • prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w RODO,
   • prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
   • prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec profilowania,
   • prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z administratorem danych. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie przewidzianym przepisami RODO.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w Polsce, jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy. Aktualnie organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Bezpieczeństwo danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności:

    • środki służące ochronie przed nieuprawnionym dostępem,
    • procedury nadawania i weryfikacji uprawnień do systemów informatycznych,
    • zabezpieczenia fizyczne i organizacyjne dokumentacji papierowej,
    • regularne działania mające na celu kontrolę i doskonalenie stosowanych środków ochrony.

12. Pliki cookies i dane zbierane w sposób automatyczny Jeżeli korzystamy ze strony internetowej lub systemów online, mogą one automatycznie zbierać określone informacje za pomocą plików cookies lub podobnych technologii (np. dane o aktywności użytkownika, adres IP, typ przeglądarki, dane statystyczne). Szczegółowe zasady przetwarzania danych w związku z wykorzystaniem plików cookies powinny być opisane w odrębnej informacji lub w regulaminie strony.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie. Jeśli w przyszłości wprowadzimy takie mechanizmy, poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą, wraz z wyjaśnieniem zasad podejmowania decyzji oraz możliwych konsekwencji.

14. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem oferowanych usług lub zmianą stosowanych technologii. Zmiany będą stosowane od dnia ich opublikowania w zaktualizowanej wersji Polityki lub w innym wskazanym miejscu udostępnienia.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki prywatności Dynamiczny Ruch Transport w celu bieżącego śledzenia, w jaki sposób chronimy dane osobowe i realizujemy obowiązki informacyjne.